Checklijst
Debiteurenbeheer zie ook www.incassodienst.nl
(
no cure no pay incasso )
- Zorg dat u weet hoeveel
klanten en hoeveel omzet per (type) klant u heeft.
- Check regelmatig middels
kredietinformatierapporten.
- Weet wat het uitstaande
saldo is.
- Krijg inzicht in de
gemiddelde betalingtermijn van uw klanten.
- Maak een verdeling van het klantenbestand naar kredietrisico.
- Tracht voorzover
mogelijk de klant persoonlijk te kennen.
- Registreer alle
persoonlijk zaken van de klant.
- Weet wat het aantal en
bedrag van ter incasso gegeven vorderingen is.
- Ken het aantal en bedrag van oninbare vorderingen. - Zorg binnen uw bedrijf voor ogen en oren waardoor u op de hoogte blijft .
Prospectfase:
- Zorg dat uw
verkopers/debiteurenbeheerders regelmatig actuele lijsten of bestanden
krijgen met
kredietwaardige prospects.
- Maak een analyse van uw klantenbestand en zoek naar doelgroepen
(klanten met veel omzet en
goed betalingsgedrag). Zoek juist overeenkomstige prospects.
- Richt uw marketing activiteiten juist op die doelgroepen en niet op andere combinaties.
Acceptatiefase:
- Zorg voor actuele
Algemene Voorwaarden en deponeer ze.
- Zorg dat de
klant ze krijgt voor de koop.
- Leg vast wie beslist in geval van afwijkende voorwaarden. - Zorg dat duidelijk is wie beslist of een bepaald kredietrisico aanvaardbaar is. - Bepaal of korting gegeven kan worden indien snel betaald wordt.
- Bevestig altijd
schriftelijk een opdracht (ook mondelinge)
- Zorg voor zekerheden in plaats van twijfel. Dat doet een ander bedrijf ook met u als ze twijfelen. - Zorg dat alle afspraken en toezeggingen schriftelijk worden vastgelegd. ( ook tijdens de
uitvoering van de
werkzaamheden of levering van de goederen !!!!!!
- Discutabele omzet wordt het vurigst verdedigd. Wees duidelijk.
Accepteer geen contracten
met vage verhalen of afspraken.
Facturatie &
monitoring fase:
- Zorg dat snel en
foutloos op basis van de gemaakte afspraken wordt gefactureerd.
- Zorg dat u inzicht heeft en houdt in de factuurdata en overeengekomen betaaltermijnen. - Zorg dat u geïnformeerd wordt omtrent wijzigingen van naam en rechtsvorm,
verzoeken tot uitstel van
betaling, personeelswisselingen en hoge voorraadvorming bij uw
debiteur.
- Zorg dat u op de hoogte blijft van aanzienlijke wijzigingen in levensstandaard,
onderhoudstoestand van
gebouwen, publicaties in vakbladen, geruchten in de markt
en wijziging van
werktijden bij uw debiteuren.
Incasso fase: zie
ook www.inkasso.nl
- Wacht niet te lang
met bellen maar bel op tijd. Werk altijd volgens een plan of schema.
- Bedenk vooraf wat de toonzetting van het gesprek moet zijn, zakelijk, vriendelijk of streng. - Bereidt het gesprek goed voor en houdt de benodigde informatie bij de hand
zodat onterechte
tegenwerpingen direct kunnen worden weerlegd.
- Vindt de oorzaak van de
non-betaling.
- Betalingsregelingen : niet meer dan 4 termijnen !!
- Ga eerst na of
levering, toezeggingen en facturering van uw kant volledig zijn
nagekomen en
correct zijn alvorens te bellen.
- Neem alle klachten
serieus en handel ze serieus af.
- Probeer iets tegenover de betaling te stellen
(bijvoorbeeld het
uitleveren van een vastgehouden bestelling).
- Zoek uit wie de verantwoordelijke persoon is bij uw debiteur en vraag direct naar hem of haar. - Schrijf alle gemaakte afspraken op en bevestig dit schriftelijk. (voorkom hierbij e-mail) - Herhaal aan het einde van het gesprek de door de debiteur gedane toezeggingen. - Help de debiteur herinneren aan zijn toezegging door een dag voordat de termijn verstrijkt even te bellen. - Ook al heeft u het vertrouwen in de debiteur verloren: blijf altijd correct!
Checklist
aanmanen:
- Zorg dat u uw afnemer op
tijd herinnert aan zijn betalingsverplichting.
- Stuur b.v. 7 dagen na het verstrijken van de vervaldatum van de factuur een betalingsherinnering. - Geen reactie? Schrijf niet opnieuw, maar telefoneer of bezoek de debiteur.
- Vindt de oorzaak van de
non-betaling.
- Geen tijd? Stuurt u de debiteur een tweede, laatste schriftelijke betalingsherinnering.
Wijs de debiteur in uw
brief op uw Algemene Voorwaarden, maar speciaal
op de rente- en
incassokosten clausules.
- Neem op tijd actie: dat wil zeggen 5 dagen na het verstrijken van de termijn van de
eerste
betalingsherinnering.
- Geef openstaande
vordering na 2 tot 4 maanden uit handen.
Vragen :
- Waarom besteedt u teveel
aandacht aan slecht betalende klanten ?
- Waarom betalen uw vaste
klanten nooit op tijd ? of pas na 80 dagen ?
- Zijn uw late betalers
ervan op de hoogte dat u weleens geld moet bijlenen
vanwege het slechte
betalingsgedrag ?
- Denkt u uw klant
kwijt te zijn als u deze telefonisch of schriftelijk op zijn late
betalingen wijst ?
|